TỪ VỰNG TIẾNG TRUNG VĂN PHÒNG THÔNG DỤNG KÈM PDF - GIÚP GIAO TIẾP CHUYÊN NGHIỆP

Mục lục bài viết

Làm việc trong môi trường doanh nghiệp Trung Quốc đòi hỏi không chỉ vốn từ vựng chuyên ngành mà còn là kỹ năng ứng xử khéo léo, sử dụng đúng từ, đúng ngữ cảnh giao tiếp. Bài viết này tổng hợp trọn bộ 182 từ vựng tiếng Trung văn phòng thiết yếu nhất, bao quát đầy đủ từ các hoạt động thường ngày, tên gọi các phòng ban cho đến hệ thống chức vụ trong công ty. Không chỉ dừng lại ở việc liệt kê từ mới, bài viết còn kết hợp các mẫu câu giao tiếp ứng dụng cho 12 tình huống thực tế, giúp bạn vừa mở rộng vốn từ nhanh chóng, vừa biết cách vận dụng chúng linh hoạt để giao tiếp tự tin và xử lý công việc hiệu quả hơn. Mời bạn theo dõi chi tiết và tải file PDF để ôn tập!

từ vựng tiếng trung văn phòng

 

1. Từ vựng tiếng Trung về các hoạt động trong văn phòng

STTTiếng Trung (giản thể)PinyinNghĩa tiếng Việt
1上班shàngbānĐi làm
2下班xiàbānTan làm
3打卡 / 刷卡dǎkǎ / shuākǎQuẹt thẻ, chấm công
4迟到chídàoĐi muộn
5早退zǎotuìVề sớm
6请假qǐngjiàXin nghỉ phép
7事假shìjiàNghỉ việc riêng
8病假bìngjiàNghỉ ốm
9年假niánjiàNghỉ phép năm
10加班jiābānTăng ca
11调休tiáoxiūNghỉ bù
12出差chūchāiĐi công tác
13报销bàoxiāoBáo cáo chi phí, xin hoàn tiền
14开会kāihuìHọp
15会议室huìyìshìPhòng họp
16视频会议shìpín huìyìHọp online
17做会议记录zuò huìyì jìlùGhi biên bản họp
18汇报工作huìbào gōngzuòBáo cáo công việc
19跟进进度gēnjìn jìndùTheo dõi tiến độ
20提交报告tíjiāo bàogàoNộp báo cáo
21截止日期 / 截止时间jiézhǐ rìqī / shíjiānDeadline
22延期yánqīTrì hoãn, gia hạn
23发邮件fā yóujiànGửi email
24抄送chāosòng (CC)CC email
25密送mìsòng (BCC)BCC email
26回复邮件huífù yóujiànTrả lời email
27打印文件dǎyìn wénjiànIn tài liệu
28复印fùyìnPhoto
29扫描sǎomiáoScan
30签字 / 签名qiānzì / qiānmíngKý tên
31盖章gài zhāngĐóng dấu
32审批shěnpīDuyệt
33领导签字lǐngdǎo qiānzìSếp ký
34接电话jiē diànhuàNghe điện thoại
35打电话dǎ diànhuàGọi điện
36转接电话zhuǎnjiē diànhuàChuyển máy
37接待客户jiēdài kèhùTiếp khách
38客户来访kèhù láifǎngKhách đến thăm
39安排行程ānpái xíngchéngSắp xếp lịch trình
40订机票 / 订酒店dìng jīpiào / jiǔdiànĐặt vé máy bay / khách sạn
41催货cuī huòThúc giao hàng
42跟单gēndānTheo đơn hàng
43排生产计划pái shēngchǎn jìhuàLên kế hoạch sản xuất
44确认订单quèrèn dìngdānXác nhận đơn hàng
45改图gǎi túSửa thiết kế
46打样dǎyàngLàm mẫu
47确认样品quèrèn yàngpǐnDuyệt mẫu
48报价bàojiàBáo giá
49还价huánjiàMặc cả giá
50签合同qiān hétóngKý hợp đồng
51付款fùkuǎnThanh toán
52开票kāipiàoXuất hóa đơn
53退税tuìshuìHoàn thuế xuất khẩu
54处理投诉chǔlǐ tóusùXử lý khiếu nại khách
55客户投诉kèhù tóusùKhách hàng phàn nàn
56申请加薪shēnqǐng jiāxīnXin tăng lương
57年终奖niánzhōngjiǎngThưởng cuối năm
58领工资lǐng gōngzīNhận lương
59辞职cízhíNghỉ việc
60交接工作jiāojiē gōngzuòBàn giao công việc
61值班zhíbānTrực ban
62轮班lúnbānLàm theo ca
63排班表páibān biǎoBảng phân ca
64考勤kǎoqínChấm công (tổng)
65扣工资kòu gōngzīTrừ lương
66绩效考核jìxiào kǎohéĐánh giá hiệu suất
67KPIKPIChỉ tiêu KPI
68总结会议zǒngjié huìyìHọp tổng kết
69周报zhōubàoBáo cáo tuần
70月报yuèbàoBáo cáo tháng
71季度报告jìdù bàogàoBáo cáo quý
72计划jìhuàKế hoạch
73执行zhíxíngThực hiện
74监督jiāndūGiám sát
75反馈fǎnkuìPhản hồi
76改进gǎijìnCải thiện
77培训péixùnĐào tạo
78入职培训rùzhí péixùnĐào tạo tân binh
79离职手续lízhí shǒuxùThủ tục nghỉ việc
80转正zhuǎnzhèngChuyển chính thức
81试用期shìyòngqīThời gian thử việc
82升职shēngzhíThăng chức
83调岗diàogǎngChuyển bộ phận
84内部调动nèibù diàodòngĐiều chuyển nội bộ
85内部推荐nèibù tuījiànGiới thiệu nội bộ

2. Từ vựng tiếng Trung các phòng ban trong công ty

STTTiếng Trung (giản thể)PinyinNghĩa tiếng Việt
1办公室bàngōngshìVăn phòng tổng
2行政部xíngzhèng bùPhòng hành chính
3总务部zǒngwù bùPhòng tổng vụ (Đài Loan hay dùng)
4人力资源部rénlì zīyuán bùPhòng nhân sự
5人事部rénshì bùPhòng nhân sự (tên ngắn)
6财务部cáiwù bùPhòng tài chính – kế toán
7会计部kuàijì bùPhòng kế toán
8销售部xiāoshòu bùPhòng kinh doanh
9业务部yèwù bùPhòng nghiệp vụ (rất phổ biến ở VN)
10市场部shìchǎng bùPhòng marketing
11外贸部wàimào bùPhòng xuất nhập khẩu
12进出口部jìn chūkǒu bùPhòng xuất nhập khẩu
13采购部cǎigòu bùPhòng thu mua
14生产部shēngchǎn bùPhòng sản xuất
15制造部zhìzào bùPhòng chế tạo (Đài Loan hay dùng)
16品管部 / 品质部pǐnguǎn bù / pǐnzhì bùPhòng kiểm soát chất lượng (QC)
17质检部zhìjiǎn bùPhòng kiểm nghiệm
18研发部yánfā bùPhòng nghiên cứu & phát triển (R&D)
19技术部jìshù bùPhòng kỹ thuật
20工程部gōngchéng bùPhòng kỹ thuật / dự án
21信息技术部xìnxī jìshù bùPhòng IT
22客服部kèfù bùPhòng chăm sóc khách hàng
23客户服务部kèhù fúwù bùPhòng dịch vụ khách hàng
24物流部wùliú bùPhòng logistics
25仓储部cāngchǔ bùPhòng kho
26供应链部gōngyìngliàn bùPhòng chuỗi cung ứng
27运营部yùnyíng bùPhòng vận hành
28企划部qǐhuà bùPhòng lập kế hoạch (Đài Loan hay dùng)
29法务部fǎwù bùPhòng pháp chế
30审计部shěnjì bùPhòng kiểm toán nội bộ
31董事会办公室dǒngshìhuì bàngōngshìVăn phòng hội đồng quản trị
32总裁办公室zǒngcái bàngōngshìVăn phòng tổng giám đốc
33厂办chǎngbànVăn phòng nhà máy
34生管部shēngguǎn bùPhòng quản lý sản xuất (PMC)
35资材部zīcái bùPhòng vật tư (Đài Loan)
36贸易部màoyì bùPhòng thương mại
37大客户部dà kèhù bùPhòng khách hàng lớn
38海外部hǎiwài bùPhòng thị trường quốc tế
39设计部shèjì bùPhòng thiết kế
40样品室yàngpǐn shìPhòng làm mẫu
41会议室huìyìshìPhòng họp
42食堂shítángCăng tin

3. Từ vựng tiếng Trung văn phòng về các chức vụ trong công ty

STTTiếng TrungPinyinNghĩa tiếng ViệtCách xưng hô thực tế (rất quan trọng)
1董事长dǒngshìzhǎngChủ tịch HĐQT董总 / 董董 / 陈董 (họ + 董)
2总裁zǒngcáiChủ tịch / Tổng giám đốc (cấp cao nhất)总 / 大老板 / 王总
3总经理zǒng jīnglǐTổng giám đốc总 / 王总 / 张总
4副总经理fù zǒng jīnglǐPhó tổng giám đốc副总 / 小张总
5执行长zhíxíng zhǎngCEO (thường Đài Loan)执行长 / 陈执行长
6厂长chǎngzhǎngXưởng trưởng厂长 / 李厂长
7副厂长fù chǎngzhǎngPhó xưởng trưởng副厂长
8经理jīnglǐGiám đốc / Quản lý王经理 / 李经理 (họ + 经理)
9部门经理bùmén jīnglǐTrưởng phòng同上
10课长kèzhǎngTrưởng nhóm/phòng nhỏ (rất hay gặp)小张课 / 张课
11主任zhǔrènChủ nhiệm / Trưởng bộ phận王主任
12主管zhǔguǎnQuản lý / Tổ trưởng阿主管 / 小李主管
13组长zǔzhǎngTổ trưởng张组长 / 阿张
14助理zhùlǐTrợ lý小助理 / 小王
15秘书mìshūThư ký小秘书 / 小陈
16工程师gōngchéngshīKỹ sư王工 / 陈工
17设计师shèjìshīNhà thiết kế小张设计师
18程序员chéngxùyuánLập trình viên小王程序
19业务员 / 业务yèwùyuán / yèwùNhân viên kinh doanh小李业务 / 李业务
20外贸业务wàimào yèwùNhân viên xuất nhập khẩu同上
21跟单员gēndānyuánMerchandiser小张跟单
22采购员cǎigòuyuánNhân viên thu mua阿采购
23会计kuàijìKế toán小会 / 陈会计
24出纳chūnàThủ quỹ小纳
25文员wényuánNhân viên hành chính – văn phòng小文员
26前台qiántáiLễ tân小前台
27客服kèfùNhân viên CSKH小客服
28品管员 / IQC / OQCpǐnguǎn yuánNhân viên QC小品管
29仓管cāngguǎnNhân viên kho老仓
30司机sījīTài xế师傅 / 阿师
31保安bǎo’ānBảo vệ大哥 / 保安哥
32实习生shíxíshēngThực tập sinh小实习
33员工yuángōngNhân viên (chung)小伙伴
34同事tóngshìĐồng nghiệp 
35领导lǐngdǎoLãnh đạo (chung)领导 / 各位领导
36大老板dà lǎobǎnÔng chủ lớn大老板
37小老板xiǎo lǎobǎnCon ông chủ / quản lý cấp trung小老板
38老板娘lǎobǎnniángBà chủ老板娘
39项目经理xiàngmù jīnglǐQuản lý dự án项目经理
40技术总监jìshù zǒngjiānGiám đốc kỹ thuật技术总
41销售总监xiāoshòu zǒngjiānGiám đốc kinh doanh销售总
42人事经理rénshì jīnglǐQuản lý nhân sựHR经理
43行政经理xíngzhèng jīnglǐQuản lý hành chính行政经理
44财务经理cáiwù jīnglǐQuản lý tài chính财务经理
45部门主管bùmén zhǔguǎnQuản lý bộ phận 
46副经理fù jīnglǐPhó giám đốc副经理
47副课长fù kèzhǎngPhó trưởng nhóm 
48组长zǔzhǎngTổ trưởng 
49副组长fù zǔzhǎngTổ phó 
50领班lǐngbānCa trưởng 
51班长bānzhǎngTổ trưởng sản xuất 
52线长xiànzhǎngTrưởng chuyền 
53拉长lāzhǎngTrưởng chuyền (cách gọi miền Nam) 
54顾问gùwènCố vấn 
55董事dǒngshìThành viên HĐQT某董事

 

 

4. Mẫu câu hội thoại giao tiếp văn phòng với 12 Tình huống thực tế nhất

Đi làm muộn & xin lỗi sếp

mẫu hội thoại đi làm muộn & xin lỗi sếp

Mini hội thoại thực tế nhất:

Bạn: 张经理,早!真的特别不好意思,今天早上堵车,迟到了12分钟。

Sếp: 怎么又迟到?

Bạn: 昨天加班到11点多,早上没听到闹钟。我愿意扣工资,您看怎么处理。

Sếp: 行了行了,下不为例,快去上班吧。

Bạn: 好的,谢谢张经理!我下次一定提前出门。

 

Xin nghỉ phép / nghỉ ốm / việc gia đình

mẫu hội thoại Xin nghỉ phép / nghỉ ốm / việc gia đình

Mini hội thoại thực tế:

Bạn: 张经理,早!不好意思,我今天突然发高烧39度,想请一天病假,去医院挂水,可以吗?(đính kèm ảnh nhiệt kế hoặc đơn thuốc)

Sếp: 严重吗?

Bạn: 有点严重,医生让我休息一天。这边工作我已经交给小李了,不会耽误。

Sếp: 行吧,赶紧去医院,好好休息。

Bạn: 谢谢张经理!我明天一定准时回来!

 

Báo cáo tiến độ công việc (hàng ngày + hàng tuần)

mẫu hội thoại Báo cáo tiến độ công việc (hàng ngày + hàng tuần)

Mini hội thoại thực tế:

Bạn: 张经理,今天进度更新

- PO#12345 已打样完成,客户明天确认

- PO#12346 做到85%,下周一可以出货

目前一切正常,下周一上午再详细汇报,可以吗?

Sếp: 好的,辛苦了。

Bạn: 谢谢张经理!周一见!

 

Họp hành (bắt đầu họp, phát biểu, đề xuất ý kiến, kết thúc họp)

mẫu hội thoại Họp hành (bắt đầu họp, phát biểu, đề xuất ý kiến, kết thúc họp)

Mini hội thoại thực tế:

Sếp: 大家都在吧?我们开始开会。

Bạn (chủ động): 张经理,我来记录会议纪要。

… (mọi người báo cáo)

Bạn: 我有一个小建议,能不能把交货期提前两天?客户那边催得很急,您看行吗?

Sếp: 可以,就这么定。

Bạn (kết thúc): 好的,我总结一下:本周三件事……散会!大家辛苦了!

Sếp: 小李今天表现不错。

 

Gửi email công việc (6 mẫu phổ biến nhất)

MẫuTiêu đề emailNội dung mẫu
1请假申请 / 请假条

尊敬的张经理:您好!

因家里有急事,本人需要请事假1天(2025年12月10日)。期间工作已交接给小王,不会影响进度。感谢领导批准!

此致

敬礼!

李小明

2025.12.09

2本周工作汇报(12月02-08日)

张经理,您好!

附件是本周工作总结和下周计划,已完成事项如下:

1. PO#12345 已出货

2. PO#12346 打样完成,客户已确认

下周计划:12月11日出货 PO#12347

请领导过目,如有调整请及时告知。

谢谢!

小李

2025.12.08

3报价单-贵司询盘(PO#12345)

尊敬的王小姐:您好!

非常感谢您的询盘!

附件是最新报价单,价格有效期至2025年12月20日。

如有任何问题欢迎随时联系我。

期待与您合作!

此致

敬礼!

李明

业务部

4客户投诉处理结果汇报

张经理,您好!

关于客户反馈的颜色偏差问题,现回复如下:

1. 原因:染厂批次问题

2. 解决方案:已全部重做,12月12日寄出新货

3. 补偿:赠送客户100米同色布料

客户已接受方案,情绪稳定。

请领导知悉。

小陈

2025.12.09

5会议纪要-2025.12.09 生产进度会

各位领导、同事:您好!

今日会议纪要如下:

1. PO#12347 必须12月18日前出货

2. 责任人:采购-小李,生产-老张

3. 下次跟进会:12月13日 10:00

请相关同事按时完成。

会议记录:小红

2025.12.09

6申请加班费 / 调休

尊敬的张经理:您好!

本人于2025年12月06日(周六)加班8小时,现申请:

□ 调休1天 □ 加班费

感谢领导批准!

此致

敬礼!

王小明

2025.12.09

 

Đón khách – giới thiệu công ty

mẫu hội thoại Đón khách – giới thiệu công ty

Mini hội thoại thực tế:

Bạn: 王先生,您好!欢迎欢迎!辛苦一路了,我是业务部小李。

Khách: 你好你好。

Bạn: 请这边走,我先带您去会议室休息。请喝茶~(rót nước, đưa danh thiếp 2 tay)

这是我们公司简单介绍,我们2010年成立,主要做……一会儿张经理过来跟您详谈。

Khách: 好的好的。

Bạn: 要不要先去车间看看?请~

 

Gặp khách hàng lần đầu & trao danh thiếp

hội thoại Gặp khách hàng lần đầu & trao danh thiếp

Mini hội thoại thực tế:

Bạn: 王先生,您好!初次见面,请多多关照!(cúi nhẹ)

Khách: 你好你好。

Bạn: 这是我的名片,请多多关照。(2 tay đưa)

Khách đưa danh thiếp

Bạn: 谢谢!久仰大名!贵公司做得真大!(2 tay nhận, đọc to tên)

Khách: 哪里哪里。

Bạn: 以后多多联系,有事直接找我就好!(cười)

 

Tăng ca – từ chối khéo – thương lượng OT

mẫu hội thoại Tăng ca – từ chối khéo – thương lượng OT

Mini hội thoại thực tế:

Sếp: 小李,今晚要加班到9点,你能留下来吗?

Bạn: 张经理,真的特别不好意思,今晚我孩子发烧要送医院,实在走不开。明天我7点就来把进度全部赶上,可以吗?

Sếp: 那行吧,这次就算了,下次注意。

Bạn: 谢谢张经理!下次我一定第一个留下来!

 

Xin tăng lương / thưởng cuối năm

mẫu hội thoại Xin tăng lương / thưởng cuối năm

Mini hội thoại thực tế:

Bạn: 张经理,现在方便吗?我想跟您谈一下薪资。

Sếp: 说吧。

Bạn: 今年我拿下三星项目,订单涨了35%,现在市场同岗位大概1.6万,您看能不能给我调到1.65万?

Sếp: 今年公司比较难,先给你多发半个月年终奖吧。

Bạn: 好的,非常感谢张经理!我明年会更努力!

 

Chấm công, quẹt thẻ, lĩnh lương, hỏi bảng lương

mẫu hội thoại Chấm công, quẹt thẻ, lĩnh lương, hỏi bảng lương

Mini hội thoại thực tế:

Bạn → Nhóm WeChat HC:

姐妹们,麻烦问一下这个月工资是30号发吗?

HC: 对,30号到账。

Bạn: 收到!谢谢姐姐!

Bạn: 张姐,工资到账了,辛苦了!

 

Khiếu nại đồng nghiệp / báo cáo vấn đề

mẫu câu Khiếu nại đồng nghiệp / báo cáo vấn đề

Mini hội thoại thực tế:

Bạn → WeChat riêng sếp:

张经理,有个事想跟您汇报一下。最近几个订单资料经常找不到,进度有点受影响,我担心会延误交期,您看要不要开个小会统一一下流程?

Sếp: 谁没放好资料?

Bạn: 我也不太清楚具体是谁,就是觉得流程可以再优化一下。

Sếp: 行,明天开会说一下。

Bạn: 好的,谢谢张经理!我就是怕影响进度。

 

Từ chức & bàn giao công việc

mẫu câu Từ chức & bàn giao công việc

Mini hội thoại thực tế:

Bạn: 张经理,现在方便吗?我想跟您单独谈一下。

Sếp: 进来吧,怎么了?

Bạn: 领导,我认真考虑过了,想辞职。真的非常感谢您这两年的照顾。我想到下个月15号,期间会全部交接好。

Sếp: 为什么啊?工资太低了?

您: 不是公司的问题,主要是家里有点事需要回去处理。

Sếp: 那行吧,交接好就行,以后常联系。

Bạn: 好的!谢谢张经理!以后有事随时找我!

 

Xem thêm 

Từ vựng tiếng trung quần áo - học hiệu quả và ứng dụng trong thực tế

Từ vựng tiếng trung văn phòng thông dụng giúp giao tiếp chuyên nghiệp

Tác giả: Cô Phạm Ngọc Vân

Xin chào, mình là Phạm Ngọc Vân, hiện đang phụ trách quản trị nội dung tại blog cge.edu.vn.

Mình tốt nghiệp Đại học Sư phạm TP. Hồ Chí Minh, chuyên ngành Giảng dạy Hán ngữ và hoàn thành chương trình Thạc sĩ ngành Giáo dục Hán Ngữ Quốc tế tại Đại học Tô Châu (Trung Quốc) với GPA 3.7/4.0.

Với hơn 4 năm kinh nghiệm giảng dạy tiếng Trung, mình đã có cơ hội đồng hành cùng rất nhiều học viên ở mọi cấp độ. Hy vọng những bài viết trên blog sẽ mang đến cho bạn thật nhiều cảm hứng và động lực trong hành trình chinh phục tiếng Trung!

Cảm ơn bạn đã đọc và chúc bạn học tốt!

Cô Phạm Ngọc Vân

"三人行,必有吾师焉"
"Khi ba người cùng đi,
phải có một người có thể làm thầy của tôi"

zalo-icon
fb-chat-icon
writing-icon